B2B Bayi Portalı Nedir? ERP'ye Bağlı Sipariş Rehberi

Bayiler siparişi telefonla, WhatsApp'tan ya da e-postayla iletiyor. Satış ekibi bunu ERP'ye elle giriyor, stok sorusu için depoya, bakiye sorusu için muhasebeye soruyor. Bir B2B bayi portalı bu trafiği tek bir giriş noktasına toplar: bayi kendi hesabıyla girer, ürünleri kendi fiyatıyla görür, siparişini kendisi verir. Portal ERP'ye bağlı olduğunda ise aynı bilgi iki yerde tutulmaz. Bu rehber, bayi portalının ne olduğunu, ERP ile nasıl bağlandığını ve kapsamı belirlerken hangi soruları sormanız gerektiğini anlatıyor. Rakam, süre ya da fiyat vaat etmiyoruz; kapsamı bilinmeyen bir iş için bunlar tahmin olur.

B2B bayi portalı nedir, bayi sipariş akışını nasıl değiştirir?

B2B bayi portalı, yalnızca yetkili bayilerin ve distribütörlerin giriş yapabildiği bir sipariş alanıdır. Herkese açık bir e-ticaret sitesi gibi çalışmaz: üyelik bayi onaylandıktan sonra açılır, fiyat ve ürün görünürlüğü bayiye göre değişebilir.

Portal yokken akış genellikle şöyledir: bayi ihtiyacını mesajla bildirir, satış temsilcisi fiyatı ve stoğu kontrol eder, siparişi ERP'ye girer, bayiye geri dönüş yapar. Her adımda bir insan vardır ve her adımda hata ya da gecikme olabilir. Portalda ise bayi bu adımların büyük kısmını kendisi yapar; ekip yalnızca istisnalarla ilgilenir.

Bayiler portalda neleri görür ve yapar?

Kapsam işletmeden işletmeye değişir, ama çoğu zaman şu başlıklar konuşulur:

• Stok: Bayi, sipariş vermeden önce ürünün durumunu görür.
• Bayiye özel fiyat: Her bayi kendi fiyat listesini görür, başkasınınkini görmez.
• Sipariş: Ürünleri seçer, tekrar eden siparişi yeniden verir, sipariş geçmişine bakar.
• Cari ekstre: Bakiye ve hareketlerine kendisi ulaşır; "ekstre gönderir misiniz" mesajı azalır.
• Sipariş durumu: Siparişin onaylandığını ya da hazırlandığını telefonla sormak zorunda kalmaz.

Hepsini ilk günden açmak şart değildir. Çoğu zaman en çok zaman kaybettiren akışla, örneğin siparişle başlamak daha sağlıklıdır.

Portal ERP'ye neden bağlı olmalı?

ERP'den kopuk bir portal, sorunu çözmek yerine taşır. Bayi siteye sipariş girer, biri bunu ERP'ye elle aktarır. Sonuç yine çift giriştir.

• Çift giriş: Aynı sipariş iki yerde girilir; zaman gider, yazım hatası riski artar.
• Stok tutarsızlığı: Portalda "var" görünen ürün depoda bitmiştir; bayiye geri dönmek zorunda kalırsınız.
• Cari tutarsızlığı: Portalda görünen bakiye ile muhasebedeki bakiye farklı çıkar; bayiyle tartışma başlar.
• Fiyat farkı: Fiyat listesi iki yerde tutulursa biri güncellenmeden kalır.

Bu belirtilerin birkaçını yaşıyorsanız sorun genellikle programlarda değil, programlar arasındaki boşluktadır. E-ticaret sitesi tarafındaki benzer konuyu e-ticaret sitesi ERP ve muhasebe entegrasyonu rehberimizde ayrıca anlattık.

ERP bağlantısı nasıl kurulur?

Bağlantı kurulurken üç şey baştan netleştirilmelidir.

1. Veri yönü: asıl kaynak hangisi?

Her veri için tek bir "asıl kaynak" olmalıdır. Sık görülen düzen: stok, fiyat ve cari bakiye ERP'de yönetilir ve portala yansır; bayinin verdiği sipariş portaldan ERP'ye gider. Aynı kaydın iki yerde değiştirilebildiği iki yönlü kurgular daha esnektir ama hangi değişikliğin geçerli olacağına dair kurallar gerektirir.

2. Aktarım zamanı

Veri anında mı, belirli aralıklarla mı aktarılacak? Bu, seçilen yönteme ve bağlanılan programın veri paylaşım biçimine bağlıdır. Stok hassasiyetiniz yüksekse bu konuyu en başta konuşmak gerekir.

3. Hata durumu

Aktarım başarısız olursa ne olacak? Sipariş kaybolmamalı, kim haberdar olacağı ve nasıl tekrar deneneceği önceden bilinmelidir. Bu, çoğu zaman gözden kaçan ama sahada en çok fark yaratan kısımdır.

Hangi programla ve hangi yöntemle mümkün olduğu, kullandığınız ERP'nin dış erişim imkanlarına göre ihtiyaca göre değerlendirilir. Genel çerçeveyi ERP ve muhasebe entegrasyonu ile entegrasyon çözümleri sayfalarında bulabilirsiniz.

Kapsamı belirlerken sorulacak sorular

• Kullanıcı rolleri: Bayi tarafında kimler giriş yapacak? Bir bayinin birden çok kullanıcısı olacak mı? Satış temsilcisi bayi adına sipariş girebilecek mi?
• Onay akışı: Hangi sipariş doğrudan ERP'ye gidecek, hangisi onay bekleyecek? Kredi limiti, özel fiyat ya da stok durumu onay şartı olacak mı?
• Bayi sayısı ve gruplar: Bayiler fiyat ya da ürün açısından gruplanıyor mu?
• Görünürlük: Her bayi hangi ürünleri, hangi fiyatı, hangi bakiyeyi görecek?
• Bildirimler: Sipariş alındığında ya da onaylandığında kim bilgilendirilecek?

Hazır B2B paketi mi, özel portal mı?

Hazır B2B paketleri yaygın senaryolar için iyi bir başlangıç olabilir. Süreciniz paketin varsayımlarına uyuyorsa hızlı devreye alınır. Uymuyorsa, yani özel fiyat kuralı, onay adımı ya da kullandığınız ERP ile bağlantı biçimi pakete sığmıyorsa, özel portal değerlendirilir.

Özel portal da mevcut ERP'nizin yerine geçmek zorunda değildir. Logo, Netsis ya da Mikro gibi programları kullanıyorsanız, çoğu durumda amaç onları değiştirmek değil, bayilerle aranızdaki boşluğu kapatmaktır. Bunun hangi programla mümkün olduğu ihtiyaca göre değerlendirilir. Bayi portalı gibi paydaşlara özel alanları portal çözümlerimiz sayfasında özetledik. B2B tarafında bayi özel fiyatı, toplu sipariş ve distribütör yönetimi özelliklerinin yer aldığı bir örnek için e-ticaret platformu projemize bakabilirsiniz; bu proje bir bayi portalı vakası değil, B2B özelliklerini içeren bir e-ticaret platformudur.

Maliyetin neye bağlı olduğunu merak ediyorsanız özel yazılım maliyeti neleri etkiler yazımız teklif öncesi hazırlık için yol gösterir.

Başlamadan önce hazırlık listesi

• Bayi listesi: Kimler, hangi gruplarda, hangi fiyat listesiyle çalışıyor?
• ERP/muhasebe programı: Hangi program ve sürüm; başka sistemlerin veri okumasına ve yazmasına hangi yolla izin veriyor?
• Ürün kodu eşleşmesi: Ürünler ERP'de düzenli ve benzersiz kodlarla tutuluyor mu?
• Asıl kaynak: Stok, fiyat ve cari verisi hangi programda yönetilecek?
• Sipariş kuralları: Hangi sipariş onay bekleyecek, kim onaylayacak?
• Hata durumu: Aktarım başarısız olursa kim, nasıl haberdar olacak?
• Başarı ölçüsü: Portal işe yaradığında hangi elle yapılan iş ortadan kalkmış olacak?

Sık sorulan sorular

B2B bayi portalı nedir, normal e-ticaret sitesinden farkı nedir?

B2B bayi portalı, yalnızca yetkili bayilerin giriş yapabildiği sipariş alanıdır. Herkese açık bir mağazadan farkı şudur: fiyat, stok görünürlüğü ve ödeme koşulları bayiye göre değişir; üyelik herkese açık değildir, bayi onaylanarak açılır. Perakende sitesindeki sepet ve kampanya mantığı yerine, tekrarlayan toplu sipariş ve cari hesap mantığı öne çıkar.

Bayi portalı ERP veya muhasebe programıyla nasıl bağlanır?

Önce hangi verinin hangi programda asıl kaynak olduğu belirlenir: genellikle stok, fiyat ve cari bakiye ERP'de kalır, portal bunları gösterir; bayinin verdiği sipariş ERP'ye gönderilir. Bağlantının yöntemi, kullandığınız programın dış erişim için sunduğu imkanlara göre seçilir. Her program için aynı yol geçerli olmaz; ihtiyaca göre değerlendirilir.

Bayiler portaldan kendi fiyat listesini ve cari ekstresini görebilir mi?

Evet, portalın tasarım amacı budur. Her bayi yalnızca kendi hesabına tanımlı fiyatı ve kendi cari hareketlerini görür. Bu verilerin hangi sıklıkla güncelleneceği ve ekstrenin ne kadar ayrıntılı gösterileceği kapsamda netleştirilir.

Bayi siparişi ERP'ye otomatik mi düşer, onay gerekir mi?

İkisi de mümkündür ve karar işletmenize aittir. Bazı işletmeler siparişin doğrudan ERP'ye gitmesini ister. Bazıları ise kredi limiti, stok ya da özel fiyat kontrolü için önce bir yetkilinin onayından geçmesini tercih eder. Hangi siparişin otomatik, hangisinin onaylı ilerleyeceği kuralı baştan yazılı olmalıdır.

Bayi portalı kurmadan önce hangi hazırlıklar gerekir?

Bayi listesi ve gruplandırması, fiyat listelerinin kimin için hangi kurala göre uygulandığı, stok ve cari verisinin hangi programda tutulduğu, kimlerin sipariş verebileceği ve onay adımları, aktarım hata verdiğinde kimin haberdar olacağı. Bunlar netleşmiş olarak gelirseniz kapsam daha hızlı çıkar.

Mevcut ERP'yi değiştirmeden bayi portalı yapılabilir mi?

Çoğu durumda amaç ERP'yi değiştirmek değil, ERP ile bayiler arasındaki boşluğu kapatmaktır. Bunun kullandığınız programa göre mümkün olup olmadığı ve hangi yöntemle yapılacağı ihtiyaca göre değerlendirilir; her program için hazır bir bağlantı olduğunu söylemiyoruz. Keşif görüşmesinde programınızı ve sürümünü öğrenip seçenekleri birlikte netleştiririz.

Kapsam ve süreç: Codevvo ile keşif görüşmesi

Codevvo Yazılım, Bursa merkezli bir ekiptir; özel yazılım, entegrasyon ve yapay zeka destekli otomasyon üzerine çalışırız. Bayi portalı gibi bir işe kapsamı netleştirerek başlarız: hangi bayiler, hangi veriler, hangi yönde. Bunun için yukarıdaki hazırlık listesiyle gelmeniz yeterli; eksikleri birlikte tamamlarız.

Keşif görüşmesi için bize yazın. Daha önce yaptığımız işleri görmek isterseniz referanslarımıza göz atabilirsiniz.