Özel Yazılım Maliyeti Neleri Etkiler? Teklif Almadan Önce Bilmeniz Gerekenler

Özel yazılım yaptırmayı düşünen çoğu işletme sahibi önce aynı soruyu sorar: "Bu ne tutar?" Cevap, işin kapsamına göre değişir. Bu yazıda özel yazılım maliyetini neyin belirlediğini, neden internette tek bir "ortalama fiyat" bulamadığınızı ve teklif istemeden önce neleri hazırlamanız gerektiğini anlatıyoruz. Rakam vermiyoruz; çünkü kapsamı bilinmeyen bir işe verilen rakam tahmindir. Onun yerine, hangi teklifin karşılaştırılabilir olduğunu görmenizi sağlayacak bir çerçeve sunuyoruz.

Özel yazılım maliyetini belirleyen etkenler

İki yazılım projesi dışarıdan benzer görünse de içeride çok farklı olabilir. Maliyeti en çok şu altı başlık etkiler.

Kapsam: kaç iş, hangi ekranlar?

Yazılımın kaç ayrı işi yaptığı en büyük etkendir. "Sipariş takibi" tek cümledir, ama içinde teklif, onay, stok kontrolü, sevkiyat ve raporlama olabilir. Her biri ayrı ekran, ayrı kural ve ayrı test demektir. Kapsamı yazıya dökmek, maliyeti konuşmanın ilk adımıdır.

Entegrasyonlar: yazılım tek başına çalışmaz

Yeni yazılımın muhasebe, ERP, e-ticaret ya da başka bir programla veri alışverişi yapması gerekiyorsa her bağlantı ayrı bir iştir. Karşı tarafın verisinin düzeni, hata durumları ve veri akışının yönü işi büyütür ya da küçültür. Bu konuyu entegrasyon çözümleri sayfasında ayrıca anlattık.

Kullanıcı rolleri ve yetkiler

Herkesin her şeyi gördüğü bir sistem ile satışçının yalnızca kendi müşterisini, yöneticinin tüm ekibi, muhasebenin yalnızca faturaları gördüğü bir sistem aynı iş değildir. Rol ve yetki sayısı arttıkça tasarım ve test işi de artar.

Mevcut verinin taşınması

Excel dosyalarında, eski programlarda ya da kağıtta duran verinin yeni sisteme aktarılması çoğu zaman ihmal edilen bir kalemdir. Verinin ne kadar düzenli olduğu, tekrar eden ya da eksik kayıtların temizlenmesi gerekip gerekmediği maliyeti doğrudan etkiler.

Arayüz ve mobil ihtiyacı

Yalnızca ofiste bilgisayardan kullanılacak bir ekran ile sahada telefonla kullanılacak bir uygulama farklı emek ister. Müşteri ya da bayilerin giriş yapacağı bir portal da, yalnızca iç ekibin kullandığı bir ekrandan daha fazla tasarım ve güvenlik düşüncesi gerektirir.

Yayından sonrası: değişen ihtiyaçlar

İş yapış biçiminiz değişir, yeni bir ihtiyaç çıkar. Yazılımın bu değişime nasıl uyum sağlayacağı ve bunun maliyetinin nasıl ele alınacağı baştan konuşulmalıdır. Bu başlığı teklifte açıkça sormak, sonradan sürpriz yaşamanızı önler.

Neden tek bir "ortalama fiyat" yanıltıcı?

Arama sonuçlarında gördüğünüz fiyat aralıkları genellikle çok farklı işlerin ortalamasıdır. Küçük bir iç araç ile onlarca kişinin kullandığı, üç programla konuşan bir sistem aynı kategoride sayılabilir. Sizin işinizin hangisine yakın olduğunu ancak kapsam netleşince bilirsiniz. Bu yüzden iyi bir teklif, bir rakamdan önce bir kapsam tanımı içerir: neler yapılacak, neler yapılmayacak, hangi varsayımlarla fiyatlandı.

Lisans mı, özel yazılım mı?

Hazır paket yazılımlar çoğu zaman en doğru başlangıçtır. Genel ihtiyaçları karşılar, hızlı kurulur. Ancak paketin sizin sürecinize uymadığı yerler çıkar: aynı veriyi iki programa elle girmek, bayilere özel bir ekran isteyip bulamamak, kendi onay akışınızı pakete sığdıramamak gibi.

Maliyet açısından fark şurada: paketlerde genellikle kullanıcı sayısına bağlı bir lisans modeli vardır ve ekip büyüdükçe bu kalem de büyür. Codevvo'da ise kod size aittir, kullanıcı başı lisans yoktur. Bu, tek başına "özel yazılım daha ucuzdur" demek değildir; karşılaştırırken yalnızca ilk yatırıma değil, uzun vadede neyi ödediğinize bakmanız gerektiğini söyler.

Özel yazılım, çoğu durumda paketin yerine geçmek zorunda da değildir. Mevcut paketinizi koruyup eksik kalan kısmı özel bir modül, entegrasyon ya da portalla tamamlamak mümkündür. Bu yaklaşımın bir örneği için özel CRM ve süreç otomasyonu sayfamıza bakabilirsiniz.

Özel yazılım teklifi istemeden önce hazırlanacaklar

Teklifi hızlandıran ve karşılaştırılabilir kılan şey, hazırlıklı gelmektir. Aşağıdaki liste yeterlidir; kusursuz olması gerekmez.

• Sorun: Neyi çözmek istiyorsunuz? "Siparişler Excel'de kayboluyor" gibi tek cümle yeter.
• Kullanıcılar: Sistemi kimler kullanacak, kim neyi görecek?
• Mevcut araçlar: Şu an hangi program, tablo ya da yöntemle çalışıyorsunuz? Bunlarla veri alışverişi gerekecek mi?
• Süreç: İşin bugünkü adımları nelerdir? Kağıt üzerinde ya da kafanızda bile olsa kaba bir akış çıkarın. İş akışı çıkarma konusunda süreç otomasyonu sayfamız yol gösterebilir.
• Veri: Taşınması gereken eski kayıtlar var mı, hangi biçimde?
• Başarı ölçüsü: Yazılım işe yaradığında ne değişmiş olacak?
• Öncelik: Mutlaka olması gerekenler ile sonraya bırakılabilecekler hangileri?

Teklifte sorulacak sorular

Teklifleri karşılaştırırken yalnızca toplam tutara bakmayın. Şu soruların cevabı, tutarın ne anlama geldiğini söyler:

• Kapsamda tam olarak neler var, neler dışarıda?
• Kaynak kod ve veriler kime ait olacak?
• Kullanıcı sayısı arttığında ek bir lisans bedeli doğar mı?
• Yayından sonra ihtiyaç değiştiğinde süreç nasıl işler ve bu nasıl fiyatlanır?
• Entegrasyon gereken programlar teklife dahil mi?
• Eski verinin taşınması teklifte yer alıyor mu?
• Karşınızdaki kişi işi bizzat geliştiren mi, yoksa araya başka katmanlar giriyor mu?

Aynı soruları her teklife sorduğunuzda, farklı şirketlerin tekliflerini gerçekten kıyaslayabilirsiniz. Bu, hangi şirketle çalışırsanız çalışın işinize yarar.

Sık sorulan sorular

Özel yazılım maliyeti neye göre belirlenir?

Başlıca etkenler kapsam, entegrasyonlar, kullanıcı rolleri ve yetkiler, mevcut verinin taşınması, arayüz ve mobil ihtiyacı ile yayına alındıktan sonra yazılımın ihtiyaçlara uyum sağlamasıdır. Aynı sektörde bile iki iş aynı olmadığı için tek bir ortalama fiyat yanıltıcıdır.

Neden internette tek bir özel yazılım fiyatı bulamıyorum?

Özel yazılım hazır bir ürün değil, işletmenizin sürecine göre kurulan bir çözümdür. Fiyatı kapsam belirler; kapsam netleşmeden verilen rakam tahmin olur. Bu yüzden sağlıklı teklif, kısa bir keşif görüşmesinden sonra gelir.

Özel yazılım teklifi nasıl istenir?

Çözmek istediğiniz sorunu, işi yapan kişileri, kullandığınız mevcut programları ve beklediğiniz sonucu yazılı hazırlayın. Teklifte kapsamın neleri içerdiğini ve neleri içermediğini, teslimin nasıl yapıldığını ve kodun kime ait olduğunu sorun.

Hazır paket yazılım varken özel yazılım neden gerekir?

Hazır paketler genel ihtiyaçlar için iyidir. Süreciniz pakete sığmıyorsa, paketler arası veri elle taşınıyorsa ya da müşteri ve bayilerinize özel bir ekran gerekiyorsa özel modül, entegrasyon veya portal devreye girer. Özel yazılım paketin yerine geçmek zorunda değildir; çoğu zaman onu tamamlar.

Codevvo ile özel yazılım görüşmesi nasıl başlar?

İletişim sayfasındaki formdan ya da WhatsApp'tan ihtiyacınızı kısaca yazarsınız. Keşif görüşmesinde sürecinizi dinleriz ve kapsamı birlikte netleştiririz.

Codevvo ile keşif görüşmesi

Codevvo Yazılım, Bursa merkezli bir ekiptir; özel yazılım, entegrasyon ve yapay zeka destekli otomasyon üzerine çalışırız. Maliyeti konuşmanın en sağlıklı yolu, önce işinizi anlamaktır. Yukarıdaki listeyle gelmeniz yeterli; eksikleri birlikte tamamlarız.

Keşif görüşmesi için bize yazın. Daha önce yaptığımız işleri görmek isterseniz referanslarımıza göz atabilirsiniz. Excel'den bir sisteme geçmeyi düşünüyorsanız müşteri takibini Excel'de bırakmak için nedenler yazımız da ilginizi çekebilir.